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A área de administração de pessoal é responsável por grande parte das atividades operacionais concernentes à gestão de pessoas, sendo tão importante quanto as áreas cujas atividades possuem um viés mais estratégico, como a de desenvolvimento organizacional, por exemplo.

Responsável por todo o histórico do funcionário dentro da organização, a administração de pessoal cuida dos documentos admissionais, férias, documentos demissionais e, além disso, tem como responsabilidades também o eSocial, obrigações legais, processos trabalhistas, pagamento de salários etc.

A correta gestão da área pode causar alto impacto em outras áreas da organização e trazer vantagens competitivas. Você, como gestor de administração de pessoal, sabe como conduzir adequadamente as atividades da equipe? Nos tópicos a seguir, nós, da Metadados – empresa que desenvolve sistemas para a gestão do RH – vamos abordar as principais funções dessa área e dar dicas de como otimizá-las.

Admissão de pessoal

Após escolhido o candidato para assumir determinada vaga, a área de recrutamento e seleção o encaminha ao departamento de pessoal, para que dê seguimento ao processo de contratação. Aí é importantíssimo garantir que todos os documentos necessários sejam recolhidos e, após o recolhimento deles, se faça o cadastro do novo funcionário.

A parte de cadastramento é um item importante, pois informações que serão utilizadas durante toda a jornada do indivíduo dentro da organização estarão ali registradas: dados pessoais, documentos, dependentes no IR, benefícios corporativos, salário, turno, cargo, entre outros. Feito o cadastro, é hora de imprimir os documentos que devem ser assinados pelo recém-contratado, como contrato e ficha de registro. Depois, é preciso registrar a CTPS para que tudo esteja conforme a legislação.

A contratação se torna mais fácil quando um bom sistema é utilizado, de maneira que possa contribuir na otimização dos processos. Quanto mais automatizado, menores os riscos de erro e mais ágil fica a rotina.

Atualização Cadastral

Os dados cadastrados na contratação do funcionário não devem se tornar obsoletos, sendo recomendável realizar uma atualização cadastral todos os anos com o intuito de manter os registros sempre corretos e atualizados. Mais uma vez, o suporte de um bom sistema/programa ajuda bastante nessa gestão.

Informações cadastrais confiáveis contribuem para a emissão de relatórios e a geração de indicadores, otimizando a gestão de recursos humanos.

Gerenciamento de Arquivo

O prontuário funcional é um item de grande importância nas organizações. Cada funcionário gera, em média, 50 tipos diferentes de documentos durante sua jornada na organização, e esses documentos devem estar muito bem organizados, pois podem inclusive fazer parte de uma auditoria. Você não vai querer que sua área ganhe uma “não conformidade” por um descuido desses, certo?

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